Política de Tratamiento de Datos Personales

INTEGRADOR DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS S.A.S. (“IST Internacional”), sociedad constituida bajo las leyes colombianas, con número de identificación tributaria NIT.: 900.078.117-3, domicilio en la Calle 93 No. 12-14 Oficina 202 en Bogotá, correo electrónico ist@ist-internacional.com.co y teléfono: (+57) 6013288830 y celular: (+57) 3107836839, como responsable del Tratamiento de Datos Personales, informa a todos sus grupos de interés actuales, pasados y potenciales, que cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales.

El objetivo es informar a los titulares de datos personales sobre sus derechos, los canales para ejercerlos y las personas encargadas de atender consultas y reclamos. También se detalla el alcance y propósito del tratamiento de datos cuando los titulares otorgan su autorización expresa, previa e informada. Se busca promover la transparencia y el respeto a los derechos individuales en el manejo de datos personales.

Esta política se rige por:

• La Constitución Política de Colombia, Artículo 15 (Derecho al Hábeas Data).
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales).
• El Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).
• Las Circulares Externas y demás disposiciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como Autoridad de Protección de Datos.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto reglamentario 1377 de 2013, para efectos del presente manual, INTEGRADOR DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS S.A.S. (“IST Internacional”) contempla las siguientes definiciones:

Autoridad de Protección de Datos:

Entidad pública que ejerce la vigilancia para garantizar el respeto de los principios, derechos, garantías y procedimientos establecidos en la ley. En Colombia, esta función recae en la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Autorización:

consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales. Este es un aspecto medular del derecho de Hábeas Data.

Aviso de Privacidad:

Comunicación verbal o escrita (física, electrónica o en cualquier otro formato) generada por el responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de Tratamiento aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento. Estas bases pueden ser manuales (físicas) o automatizadas (digitales).

Dato Personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Por ejemplo, el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio o el número de cédula.

Dato Privado:

El dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el Titular.

Dato Público:

El dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política, y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Por ejemplo, los datos relativos al estado civil, a la profesión u oficio, o a la calidad de servidor público.

Dato Semiprivado:

Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Un ejemplo de esto es el dato financiero y crediticio.

Dato Financiero:

Es el Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.

Dato Sensible:

Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Incluye datos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a organizaciones sindicales o de derechos humanos, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Hábeas Data:

Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Responsabilidad Demostrada:

Deber del responsable de implementar y demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que cuenta con medidas apropiadas y efectivas (técnicas, humanas y administrativas) para cumplir con las obligaciones establecidas en la ley.

Titular:

La persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Grabación:

Se refiere a la acción a través de la cual se recogen o registran imágenes, sonidos, datos, normalmente haciendo uso de algún aparato o máquina, tal es el caso de un grabador, una filmadora, una cámara, entre otras, que los registrarán en un determinado soporte para luego poder ser reproducidos.

Grabaciones de Video:

Es la tecnología de la grabación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de imágenes y reconstrucción por medios electrónicos, digitales o analógicos de una secuencia de imágenes que representan escenas en movimiento.

Huella Dactilar:

Es la impresión visible, generada con el contacto de las crestas papilares de un dedo humano sobre una superficie específica.

Huella Digital:

Es la recolección digitalizada de la huella dactilar.

Transferencia:

Ocurre cuando el responsable o Encargado en Colombia envía datos personales a un receptor que también es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Requiere que el país de destino ofrezca un nivel adecuado de protección.

Transmisión:

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los datos (dentro o fuera de Colombia) cuando tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

IST Internacional aplicará los siguientes principios en el desarrollo, interpretación y aplicación del tratamiento de datos personales:

Principio de Legalidad:

El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.

Principio de Finalidad:

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, determinada y específica, de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular, asegurando la coherencia estricta entre el fin declarado y el uso real del dato.

Principio de Libertad:

El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

Principio de Veracidad o Calidad:

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de Transparencia:

Se garantiza el derecho del Titular a obtener del responsable o Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Principio de Acceso y Circulación Restringida:

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlable y restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de Seguridad:

La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad:

Toda persona que intervenga en el Tratamiento de datos personales no públicos está obligada a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con el Tratamiento.

IST Internacional recolectará y tratará datos personales y serán conservados como prueba conforme al principio de responsabilidad demostrada, únicamente cuando exista autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo las excepciones legales. La autorización otorgada por el Titular podrá constar en medio físico, electrónico, mediante formularios web, correos electrónicos, plataformas digitales, casillas de aceptación, avisos de privacidad o cualquier otro mecanismo que permita acreditar de manera posterior que el Titular conoció y autorizó el Tratamiento de sus Datos Personales.

Puede obtener información personal o de carácter no público de las siguientes fuentes:

1. a)Información contenida en correos electrónicos, contratos, órdenes de compra y/o de servicio, ofertas o cualquier otro documento de carácter privado que recibamos directamente. Información contenida en contratos o facturas o cuentas de cobro, suscritas y recibidas por Usted.
2. b)Información acerca de sus transacciones con IST Internacional, con nuestras filiales, subsidiarias, asociados, representados, entre otros;
3. c)Información que podemos obtener a través de formularios web (Google Forms, Microsoft Forms y de la tecnología de Internet).
4. d)Imágenes y grabaciones de voz incluyendo información biométrica, a través de mecanismos digitales y/o electrónicos, tales como videograbaciones, lectores de huellas, identificadores biométricos, entre otros, cuyos datos serán utilizados para garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones, así como reuniones y teleconferencias requeridas en el desarrollo del negocio.

IST Internacional conservará prueba de la autorización otorgada por el Titular, así como evidencia de la fecha, medio, finalidad y forma en que fue obtenida, en cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada. Cuando la autorización se obtenga a través de medios digitales, podrá conservarse evidencia técnica como registros de aceptación, trazabilidad del sistema, fecha, hora, usuario, formulario diligenciado o soporte equivalente.

Estas incluyen:

Dato Privado:

nombre y apellidos, razón social, número de identificación, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, información financiera y de trabajo, entre otras.

Dato Semiprivado:

Información financiera y de trabajo, transacciones con IST Internacional, filiales o asociados.

Dato Público:

Nombre, apellidos, razón social, número de identificación.

Dato Sensible:

Imágenes y datos biométricos (videograbaciones, lectores de huellas, identificadores biométricos).

Cuando IST Internacional recolecte información relacionada con personas jurídicas, la presente Política aplicará únicamente respecto de los datos personales de personas naturales vinculadas a dichas personas jurídicas, tales como representantes legales, accionistas personas naturales, trabajadores, contratistas, proveedores, contactos comerciales, autorizados o terceros relacionados.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) datos de naturaleza pública; iii) casos de urgencia médica o sanitaria; iv) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; v) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas; y vi) los demás eventos expresamente previstos en la normativa aplicable.

En estos casos, IST Internacional dará aplicación a los principios de legalidad, finalidad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Su privacidad es muy importante para nosotros. Para protegerla, le estamos presentando este aviso que explica las Políticas y el Tratamiento a los cuales serán sometidos sus datos personales y las decisiones que usted puede tomar acerca de la manera en que su información es obtenida y utilizada por IST Internacional en sus Bases de Datos.

La Política de Tratamiento de la Información de IST Internacional es aplicable a todos sus grupos de interés actuales, pasados y potenciales, incluyendo a clientes, empleados, proveedores, contratistas y terceros en general.

Las finalidades aquí descritas serán informadas al Titular antes o al momento de la recolección de sus Datos Personales, a través de la presente Política, avisos de privacidad, contratos, formularios, comunicaciones, plataformas digitales o cualquier otro mecanismo dispuesto por IST Internacional.

Los datos personales recolectados y tratados se clasificarán según el tipo de Titular (Socios, Trabajadores/Colaboradores, Clientes, Proveedores, incluyendo los asociados a pólizas y visitantes), y serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades, y siempre que el Titular haya otorgado la debida autorización previa, expresa e informada:

La información y Datos Personales suministrados a IST Internacional podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos o transferidos total o parcialmente a las diferentes áreas de IST Internacional, así como para:

1. 1.Socios y Accionistas: gestión societaria, administrativa y contable, cumplimiento de obligaciones legales, comerciales y fiscales, reportes a la DIAN, entes de control, proveedores, clientes, partners, entidades financieras, convocatoria a reuniones, asambleas y comunicaciones corporativas y registro y control de participación accionaria.
2. 2.Trabajadores, Exempleados y Candidatos: procesos de selección, vinculación y contratación, administración de la relación laboral, nómina, seguridad social y prestaciones, cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral, SST, control de acceso, seguridad física, gestión disciplinaria y evaluaciones de desempeño, conservación de historia laboral conforme a la ley, prevención de riesgos laborales, trabajo y bienestar social, condiciones de trabajo, información de empleados, gestión de personal, control de horario, control de seguridad para ingreso a las instalaciones, formación de personal, transferencia o transmisión de datos a proveedores, contratistas, accionistas y asociados, sucursales o filiales cuando sea necesario, control de la vacunación del personal y actividades de vigilancia, promoción y prevención según el resultado de los exámenes de aptitud laboral, mantener actualizada la información de contacto del personal activo e inactivo y sus condiciones académicas y contractuales, conservar el histórico laboral de los empleados para poder dar respuesta a futuras solicitudes.Cuando las finalidades impliquen el Tratamiento de datos sensibles, tales como información de salud, datos biométricos, imágenes, videograbaciones o información relacionada con seguridad y salud en el trabajo, IST Internacional informará previamente al Titular sobre el carácter sensible del dato, la finalidad específica de su Tratamiento y el derecho que le asiste a no suministrarlo, salvo que resulte indispensable para el cumplimiento de una obligación legal, laboral, contractual o de seguridad.
3. 3.Clientes: ejecución de contratos, envío de información contractual, operativa administrativa y financiera, prestación de servicios, gestión comercial, facturación, recaudo, contabilidad y obligaciones tributarias, atención de consultas, PQR, servicio al cliente, relaciones comerciales, registro de asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos marketing o envíos comerciales y fidelización de clientes.
4. 4.Proveedores y Contratistas: evaluación, selección, contratación y control de proveedores, gestión de pagos, facturación y cumplimiento contractual, verificación de requisitos legales, financieros y de seguridad, transferencia o transmisión de datos a proveedores, contratistas y asociados.
5. 5.Visitantes y Terceros: control de ingreso y seguridad de personas, bienes e instalaciones, videovigilancia y registros biométricos, cuando aplique, control de seguridad para el ingreso a las instalaciones.En los casos de videovigilancia, control de ingreso, registros biométricos o mecanismos similares, IST Internacional dispondrá de avisos visibles o medios equivalentes que informen sobre la existencia del Tratamiento, su finalidad, la identidad del responsable y los canales para consultar la presente Política.
6. 6.Finalidades Transversales: desarrollo de la operación, incluyendo la realización de registros contables que sean requeridos y la elaboración de reportes a autoridades de control y vigilancia, cumplimiento de obligaciones legales y requerimientos de autoridades, auditorías internas y control corporativo, conservación de evidencias contractuales, contables y legales, garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones a través de la obtención de imágenes, incluyendo información biométrica, mediante mecanismos digitales y/o electrónicos, gestionar consultas y reclamos (PQR) y permitir el ejercicio de los derechos del Titular.

En ningún caso los datos personales serán tratados para finalidades distintas a las informadas, ni incompatibles con la relación existente con el titular.

Cuando IST Internacional requiera tratar los Datos Personales para finalidades nuevas, diferentes o incompatibles con las inicialmente informadas, deberá obtener una nueva autorización del Titular, salvo que exista habilitación legal para dicho Tratamiento.

El tratamiento de datos sensibles, tales como la información biométrica (imágenes, videograbaciones, lectores de huellas, identificadores biométricos) y las grabaciones de voz y video de reuniones internas y externas, se realiza únicamente para garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones, y para conservar evidencia de los eventos o reuniones realizados.

El tratamiento de estos datos sensibles está prohibido como regla general, salvo las excepciones legales.

Para el tratamiento de estos datos, IST Internacional obtendrá la autorización explícita del Titular.

La autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles deberá ser explícita, previa e informada. IST Internacional evitará recolectar Datos Sensibles que no sean necesarios, adecuados o proporcionales para el cumplimiento de las finalidades informadas.

Se informará al Titular de forma explícita y previa que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles, salvo que los mismos sean indispensables para la finalidad del Tratamiento (como la seguridad de las instalaciones, en el caso de la biometría).

En caso de que IST Internacional realice grabaciones de reuniones internas o externas, es, eventos, teleconferencias o espacios corporativos, informará a los asistentes, de manera previa o al inicio de la actividad, sobre la existencia de la grabación, la finalidad de conservación, el uso que se dará a la misma y los canales para ejercer sus derechos como titulares.

IST Internacional no realizará Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública, cuando exista autorización del representante legal o cuando el Tratamiento responda y respete el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

En caso de que excepcionalmente se requiera el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas o adolescentes, IST Internacional deberá: i) verificar que el Tratamiento responda al interés superior del menor; ii) asegurar el respeto de sus derechos fundamentales; iii) obtener la autorización del representante legal, cuando corresponda; iv) escuchar la opinión del menor, en la medida de lo posible, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para comprender la finalidad del Tratamiento; y v) limitar el Tratamiento a las finalidades estrictamente necesarias e informadas.

IST Internacional aloja la información recolectada en el servidor de la organización y solo permite el acceso al personal autorizado mediante perfiles para impedir cualquier adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de los datos personales de los titulares.

Además, se implementan contraseñas robustas y políticas de autenticación segura, incluyendo cambios periódicos y bloqueo ante intentos fallidos. Se aplican roles y delimitación de accesos según las funciones del usuario, evitando privilegios innecesarios. La infraestructura cuenta con firewalls, cifrado de datos en tránsito y en reposo, así como copias de seguridad periódicas para garantizar la integridad y disponibilidad de la información. Se mantienen políticas de actualización y mantenimiento de software y hardware para reducir vulnerabilidades.

Toda persona natural como titular de sus datos personales tiene los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por la cual podrá:

1. a)Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante el responsable, especialmente frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. b)Solicitar prueba de la Autorización otorgada a IST Internacional salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. c)Ser informado por IST Internacional, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
4. d)Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. e)Revocar la Autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos.
6. f)Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. g)En el tratamiento de la información de datos personales se asegura el respeto a los derechos de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Los derechos anteriormente señalados podrán ser ejercidos directamente por el Titular, sus causahabientes, su representante legal, su apoderado debidamente facultado o por quien se encuentre legalmente autorizado para ello. En el caso de niños, niñas y adolescentes, estos derechos serán ejercidos por su representante legal, sin perjuicio del derecho del menor a ser escuchado, de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad de comprensión.

Para efectos de garantizar la seguridad de la información, IST Internacional podrá solicitar los documentos o soportes necesarios para acreditar la identidad del Titular o la calidad en la que actúa quien presenta la solicitud, incluyendo documento de identificación, poder, registro civil, certificado de existencia y representación legal, autorización o documento equivalente, según corresponda.

IST Internacional se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en desarrollo del principio de Responsabilidad Demostrada:

1. a)Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. b)Solicitar y conservar prueba de la Autorización otorgada por el Titular.
3. c)Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que tiene en virtud de la autorización otorgada.
4. d)Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. e)Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. f)Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
7. g)Implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
8. h)Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
9. i)Adoptar un Manual Interno y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y la atención de consultas y reclamos.
10. j)Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
11. k)Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. l)Informar al Encargado del Tratamiento (si aplica) de la discusión o reclamación sobre el dato, para que se abstenga de circular información controvertida.
13. m)Suministrar al Encargado la información que sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y exigirle en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad.
14. n)Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
15. o)Permitir el acceso a los Datos Personales únicamente a las personas que se encuentren autorizadas para ello, de acuerdo con sus funciones, responsabilidades o relación contractual con IST Internacional.
16. p)Adoptar medidas internas para garantizar que los trabajadores, contratistas, proveedores, aliados o terceros que tengan acceso a Datos Personales conozcan y cumplan las obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado de la información.
17. q)Exigir a los Encargados del Tratamiento, proveedores, contratistas o terceros que traten Datos Personales por cuenta de IST Internacional, el cumplimiento de las condiciones de seguridad, confidencialidad, circulación restringida y uso exclusivo para las finalidades autorizadas.
18. r)Conservar evidencia de la gestión realizada frente a consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización y demás peticiones formuladas por los Titulares.

Cuando IST Internacional actúe como responsable del Tratamiento, decidirá sobre las bases de datos y las finalidades del Tratamiento. Cuando actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de un tercero, tratará los Datos Personales únicamente conforme a las instrucciones impartidas por el Responsable, las finalidades autorizadas y las obligaciones legales, contractuales y de seguridad aplicables.

El Titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de Consulta (para conocer los datos) y Reclamo (para actualizar, rectificar, suprimir o revocar) mediante solicitud dirigida a IST Internacional, a través de los canales de contacto especificados:

IST dará respuesta a la solicitud realizada en los términos señalados en la ley.

La solicitud presentada por el Titular, sus causahabientes, representante legal, apoderado o persona autorizada deberá contener, como mínimo: i) nombre completo e identificación del Titular; ii) calidad en la que actúa quien presenta la solicitud, cuando no sea directamente el Titular; iii) descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo; iv) datos personales respecto de los cuales se solicita consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria; v) dirección física o electrónica para recibir respuesta; y vi) documentos que soporten la solicitud, cuando a ello haya lugar.

Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta al Titular, deberá acreditarse la calidad en la que actúa mediante poder, autorización, documento que acredite representación legal, registro civil, certificado de existencia y representación legal o documento equivalente, según corresponda.

Cuando se trate de consultas, IST Internacional suministrará al Titular, sus causahabientes o personas autorizadas la información personal que repose en sus bases de datos y que esté vinculada con la identificación del Titular.

Cuando se trate de reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria de autorización o presunto incumplimiento de los deberes legales, IST Internacional dará trámite conforme a las siguientes reglas:

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

1. a)Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. b)Si IST Internacional recibe un reclamo respecto del cual no sea competente, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, cuando ello sea posible, e informará de la situación al interesado.
3. c)Una vez recibido el reclamo completo, IST Internacional incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. d)Cuando IST Internacional sea notificada por autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal, insertará en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”, cuando ello resulte aplicable.

Para ciertas finalidades, la empresa transmite datos personales a terceros encargados del tratamiento; el encargado solo puede realizar el tratamiento conforme a las instrucciones previas y expresas que le imparta IST Internacional como responsable. El tratamiento debe tener como única finalidad permitir que el Encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable para cumplir con las finalidades del responsable.

Para la ejecución de la relación contractual, incluyendo la gestión y liquidación de nómina, IST Internacional podrá transmitir los datos personales a empresas externas que actúan como Encargados del Tratamiento. Dicha transmisión se regirá por un Contrato de Transmisión que impone a dicho Encargado el deber de cumplir con las condiciones de seguridad y confidencialidad de la Ley 1581 de 2012 y utilizar la información exclusivamente para el cumplimiento de las instrucciones impartidas.

La transferencia (suministro a otro responsable) o transmisión (comunicación a un Encargado) de datos personales fuera del territorio colombiano está sujeta a las siguientes reglas:

1. 1.Se prohíbe transferir datos a países que no proporcionen un nivel adecuado de protección de datos; esta prohibición no regirá si el Titular ha otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia, o cuando la transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable.
2. 2.Se presume que la transferencia es viable si IST Internacional firma un contrato o instrumento jurídico con el destinatario extranjero que garantice la protección de los datos; IST Internacional deberá notificar a la SIC sobre esta operación.

Para efectos de la presente Política, se entenderá por transmisión de datos personales la comunicación de estos a un Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio colombiano, cuando dicho Encargado trate los datos por cuenta de IST Internacional y conforme a sus instrucciones. Por su parte, se entenderá por transferencia de datos personales el envío de información a un tercero que actúe como Responsable del Tratamiento y que decida sobre las finalidades y medios del Tratamiento.

En los eventos en que IST Internacional transmita datos personales a terceros encargados, verificará que estos asuman obligaciones de confidencialidad, seguridad, circulación restringida, uso limitado de la información y tratamiento exclusivo conforme a las instrucciones impartidas por IST Internacional y las finalidades autorizadas por el Titular.

El Encargado del Tratamiento no podrá usar los Datos Personales para finalidades propias, diferentes o incompatibles con aquellas autorizadas por el Titular o instruidas por IST Internacional. Tampoco podrá divulgar, transferir, transmitir o compartir los datos con terceros, salvo autorización previa de IST Internacional, instrucción contractual o exigencia legal aplicable.

IST Internacional podrá transmitir o transferir Datos Personales a proveedores, contratistas, aliados, asesores, auditores, operadores tecnológicos, proveedores de nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, almacenamiento, soporte técnico, gestión documental, servicios contables, jurídicos, administrativos, financieros o tecnológicos, siempre que dicha operación resulte necesaria para el cumplimiento de las finalidades informadas, la ejecución de contratos, el cumplimiento de obligaciones legales o la operación ordinaria de la compañía.

Cuando IST Internacional realice transferencia o transmisión internacional de Datos Personales, deberá verificar que la operación se realice conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En caso de transmisión internacional de Datos Personales a un Encargado ubicado fuera de Colombia, IST Internacional suscribirá el contrato, acuerdo o instrumento jurídico correspondiente, mediante el cual el Encargado se obligue, como mínimo, a: i) tratar los Datos Personales únicamente conforme a las instrucciones de IST Internacional; ii) garantizar condiciones adecuadas de seguridad y confidencialidad; iii) abstenerse de usar los datos para finalidades propias o no autorizadas; iv) implementar medidas para prevenir pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado; y v) suprimir, devolver o conservar los datos conforme a las instrucciones de IST Internacional y la normativa aplicable.

Cuando la operación implique transferencia internacional a otro Responsable del Tratamiento, IST Internacional verificará que exista autorización del Titular, habilitación legal, contrato necesario para la ejecución de la relación con el Titular, o cualquiera de las excepciones permitidas por la normativa aplicable.

IST Internacional conservará evidencia de los contratos, autorizaciones, instrucciones o soportes que justifiquen la transmisión o transferencia nacional o internacional de Datos Personales, en cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.

Esta política regirá a partir de su publicación y podrá ser modificada por IST Internacional en cualquier momento, de conformidad con la normativa legal vigente.

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, o cuando sea requerido para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad, los datos serán suprimidos de la base de datos.